Projektablauf auf Ausgabenbasis (AZA/AZAP)

Wann sind Aufstockungen möglich?

Aufstockungen der Zuwendung sind grundsätzlich nur für zusätzliche Arbeiten, die für das Projekt notwendig geworden sind, möglich. Bei Bedarf sprechen Sie bitte Ihren zuständigen fachlichen Beratenden an.

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Kann man gesperrte Mittel mit entsprechender Begründung umwidmen lassen?

Laut Zuwendungsbescheid sind Mittel, die gesperrt worden sind, von einer Umwidmung in andere Positionen ausgeschlossen. Sie sind für die vorgesehene Aktivität zu verwenden. Für eine Entsperrung sind die im Zuwendungsbescheid genannten Voraussetzungen zu erfüllen. 

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Wie können Mittel von einer Position in eine andere verschoben werden – Mittelumwidmung?

Sie können über Easy-Online in den Haushaltsdaten einen Antrag auf Mittelumwidmung stellen. Der ist soll ausreichend zu begründen werden. Wird dem Antrag zugestimmt, erhalten Sie einen Änderungsbescheid zum Zuwendungsbescheid. Einzelne Positionen der Gesamtvorkalkulation/ des Finanzierungsplans können um 20% der ursprünglich bewilligten Kosten/Ausgaben überschritten werden, ohne…

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Kann man einen Antrag auf Mittelweiterleitung an Dritte stellen?

Ein Antrag auf Mittelweiterleitung an Dritte kann grundsätzlich nur zum Zeitpunkt der Antragstellung des Förderprojektes gestellt werden. Dafür werden im Zuwendungsbescheid spezielle Prüfkriterien festgelegt

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Wann und wie erfahren die Zuwendungsempfänger, dass die Mittelverschiebung genehmigt wurde?

Mittelverschiebungen sind vom Zuwendungsempfänger zu beantragen. Bei einem Mehrbedarf im Kalenderjahr kann das auch über eine Zahlungsanforderung geschehen. Die Änderungen in der jährlichen Mittelbereitstellung werden dem Zuwendungsempfängers nach Zustimmung durch den Fördermittelgeber mit einem Änderungsbescheid mitgeteilt.

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Können Mittelumwidmungen auch selbst durch den Zuwendungsempfänger in profi-Online durchgeführt werden?

Sie können über profi-Online über die Haushaltsdaten lediglich einen Antrag auf Mittelumwidmung beim Projektträger uns einreichen. Nach schriftlichem Eingang des unterzeichnetem Mittelumwidmungsantrags mit einer entsprechenden Begründung wird dieser administrativ und fachlich durch den Projektträger geprüft. Nach Befürwortung erhalten Sie einen entsprechenden Änderungsbescheid. 

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Können Rechnungen unter 800 € zu einem bereits bestehenden inventarisierten Gerät gebucht werden?

Wenn die neue Komponente (unter 800€) mit dem inventarisierten Gegenstand fest verbunden wird und somit ein Teil des inventarisierten Gegenstandes wird, kann die Rechnung in der Position 0850 mit abgerechnet werden.Wenn der verbuchte Anlagenwert um den Betrag einer Erweiterung steigt, ist Ihr:e Ansprechpartner:in bei VDIVDE…

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Kann die Position 0817 überschritten werden?

Bei der Position 0817 handelt es sich um eine Personalausgaben-Position. Positionsüberschreitungen sind grundsätzlich möglich. Wird eine Position um bis zu 20 % überzogen, ist kein Antrag auf Mittelumwidmung notwendig. Wird eine Position um mehr als 20 % überzogen, so muss ein Antrag auf Mittelumwidmung eingereicht…

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Kann ein Projekt gekündigt werden?

Die angefallenen Lohnkosten sind grundsätzlich tatsächlich  zu berücksichtigen. Die Bewilligungssumme ändert sich jedoch nicht automatisch, ggf. anfallende Mehrkosten sind durch den Zuwendungsempfänger zu tragen.  

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Wie geht man vor, wenn es zu Mehr- oder auch Minderkosten im Vergleich zur Vorkalkulation kommt?

Mehr- oder Minderbedarfe im Vergleich zur bewilligten Vorkalkulation/Gesamtfinanzierungsplan in den einzelnen Positionen können eigenverantwortlich bis zu einer Höhe von 20% gemanagt werden. Die Gesamthöhe der Ausgaben/Kosten darf sich nicht erhöhen. Höhere Abweichungen sind dem Projektträger mitzuteilen und eine entsprechende Mittelumwidmung mit Begründung schriftlich zu beantragen. 

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Wie kann ich Personen im laufenden Projekt austauschen?

Während der Projektlaufzeit kann es notwendig sein, dass am Projekt beteiligte Mitarbeitende ausgetauscht werden müssen. Für Fördervorhaben auf Ausgabenbasis gilt: Findet der Austausch innerhalb einer Ausgabenposition statt, ist kein Antrag auf Mittelumwidmung notwendig. Für Fördervorhaben auf Kostenbasis gilt: Alle Personalkosten werden in einer Kostenposition abgerechnet.…

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Können Personalkosten untereinander umgewidmet werden?

Von Personalkosten spricht man, wenn es sich um eine Zuwendung auf Kostenbasis (AZK) handelt. Die Personalkosten werden in der Kostenposition 0837 (Personalkosten) abgerechnet. Dies bedeutet, dass keine Mittelumwidmung notwendig ist, wenn z. B. Verschiebungen zwischen den Positionen Gehälter (0831) und Löhne (0832) entstehen werden. Sie…

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Wie können Mittel von einer Ausgaben- bzw. Kostenposition in eine andere Ausgaben- bzw. Kostenposition umgewidmet werden?

Um Ausgaben- bzw. Kostenpositionen dem aktuellen Bedarf anzupassen, kann es notwendig sein, dass eine Mittelumwidmung notwendig wird. Eine Mittelumwidmung ist zuwendungsneutral. Dies bedeutet, dass sich die Höhe der Zuwendung nicht verändern wird. Eine Mittelumwidmung wird  schriftlich beantragt. Der Antrag auf Mittelumwidmung ist fachlich zu begründen…

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Kann die Zuwendung seitens des Zuwendungsgebers zurückgenommen werden?

Es gibt begründete Ausnahmefälle in denen Zuwendungen widerrufen werden, beispielsweise durch die nicht zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung. In jedem Fall erfolgt im ersten Schritt eine Anhörung.

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Wie benachrichtige ich den Projektträger bei einem verzögerten Projektstart?

Sollte es im Vorhaben zu Verzögerungen nach Projektstart kommen, sollten Sie dies dem Betreuungsteam beim Projektträger per E-Mail mitteilen. Eventuelle Verzögerungen und daraus folgende Konsequenzen für den Arbeitsplan müssen auch in den jährlich fälligen Zwischenberichten (Frist: 30.04. des Folgejahres) mitgeteilt werden.

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Wie teile ich dem Projektträger mit, dass die für das laufende Kalenderjahr bereitgestellte Zuwendungen nicht abgerufen werden kann?

Wenn Sie einschätzen, dass die für das laufende Kalenderjahr bereitgestellte Zuwendung nicht im vollen Umfang benötigt wird, teilen Sie das bitte umgehend den für Ihr Vorhaben zuständigen Bearbeitern per E-Mail mit. Wir prüfen dann, wie Mittelverschiebungen in die Folgejahre vorgenommen werden können.

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Können auch administrativ im Projekt tätige Mitarbeitende im Projekt abgerechnet werden?

Für das Projekt administrativ tätiges Personal bzw. administrative Tätigkeiten sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig. Diese Tätigkeiten und das entsprechende Personal ist in der Regel bereits anderweitig finanziert. Für Hochschulen werden diese Ausgaben über die Projektpauschale abgegolten. Für Unternehmen sind diese Kosten mit den im Projekt abrechenbaren…

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Dürfen die Kosten/Ausgaben für Stellenausschreibungen abgerechnet werden?

Diese Kosten/Ausgaben sind grundsätzlich nicht förderbar. Hochschulen können hierfür die Projektpauschale nutzen. Bei Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft sind solche Kosten in den Gemeinkosten enthalten.

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Welche Reisen können im Projekt abgerechnet werden?

Ausgaben/Kosten für Reisen, die in unmittelbarem Projektkontext stehen und für das Vorhaben erforderlich sind, können als förderfähige Ausgaben/Kosten geltend gemacht werden. Bei Anträgen von Hochschulen und institutionell geförderten Antragsteller:innen ist zwingend das Bundesreisekostengesetz bzw. Landesreisekostengesetz zu beachten. Es ist der Grundsatz der sparsamen Mittelverwendung zu beachten.…

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Was passiert, wenn die Kosten/Ausgaben beim Mittelabruf in der falschen Kategorie abgerechnet wurden?

Im Laufe des Projektes aufgetretene Fehler in der Zuordnung können mit den Zwischennachweisen und spätestens mit dem Verwendungsnachweis noch korrigiert werden, da hier alle Kosten/Ausgaben des gesamten Vorhabens noch einmal zusammengestellt und abgerechnet werden.

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Warum ist die Erstellung einer Zahlungsanforderung trotz eines existierenden profi-Online Zugangs nicht möglich?

Beim Abrufverfahren ist ein profi-Online Zugriff allein nicht ausreichend. Zusätzlich dazu muss der Nutzer/ die Nutzerin die Rolle „profi-Online-Benutzerverwaltung“ beantragen und dafür freigeschaltet werden. Mit dieser Rolle kann ggf. auch die Berechtigung zum mittelbaren Abruf (MA) vergeben werden. Nur dann wird im Abrufformular die Schaltfläche…

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Was passiert mit Mitteln, die nicht abgerufen oder ausgegeben werden?

Sie können über Easy-Online in den Haushaltsdaten einen Antrag auf Mittelumwidmung stellen. Der ist soll ausreichend zu begründen werden. Wird dem Antrag zugestimmt, erhalten Sie einen Änderungsbescheid zum Zuwendungsbescheid. Einzelne Positionen der Gesamtvorkalkulation/ des Finanzierungsplans können um 20% der ursprünglich bewilligten Kosten/Ausgaben überschritten werden, ohne…

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Wie können Mittel von einer Position in eine andere verschoben werden – Mittelumwidmung?

Sie können über Easy-Online in den Haushaltsdaten einen Antrag auf Mittelumwidmung stellen. Der ist soll ausreichend zu begründen werden. Wird dem Antrag zugestimmt, erhalten Sie einen Änderungsbescheid zum Zuwendungsbescheid. Einzelne Positionen der Gesamtvorkalkulation/ des Finanzierungsplans können um 20% der ursprünglich bewilligten Kosten/Ausgaben überschritten werden, ohne…

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Verfallen nicht ausgegebene bewilligte Mitteln für das Haushaltsjahr?

Die kassenmäßige Inanspruchnahme der Zuwendungsmittel ist zunächst entsprechend den im Bescheid genannten Jahresscheiben vorgesehen. Sollte der tatsächliche Mittelbedarf von dieser vorläufigen Planung abweichen, ist dies unverzüglich dem Projektträger mitzuteilen. Im Rahmen der haushaltsmäßigen Möglichkeiten wird eine entsprechende Anpassung vorgenommen. 

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Wann erfolgt die Auszahlung der Jahressonderzahlung?

Personalausgaben, die durch öffentliche Haushalte gedeckt sind, dürfen nicht über das Projekt beantragt/abgerechnet werden.

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Gibt es im Formularschrank des BMFTR einen Vordruck für die Zahlungsanforderung?

Im Fall einer Förderung ist das Tool profi-Online zu nutzen. 

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Sollte die Projektleitung einen profi-Online Zugang erhalten?

Ob die Projektleitenden einen Zugang zu profi-Online erhalten sollen, ist eine interne Angelegenheit des Zuwendungsempfängers. Sofern die Projektleitenden selbst Zahlungsanforderungen, Zwischennachweise etc. erstellen, sollten diese einen Zugang zu profi-Online beantragen.

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Muss eine Begründung für die Mittelverschiebung angegeben werden?

Eine kurze Begründung zu einer notwendigen Mittelverschiebung kann innerhalb des Bemerkungsfelds des Zahlungsanforderungsformulars eingefügt werden, ist jedoch nicht zwingend erforderlich.

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Bis wann kann die Mittelverschiebung beantragt werden?

Eine Mittelverschiebung von nicht benötigten Mitteln im aktuellen Haushaltsjahr ist spätestens mit der letzten Zahlungsanforderung eines Kalenderjahres zu beantragen. Der Termin zur Einreichung der letzten Zahlungsanforderung im Jahr ist dem Zuwendungsbescheid zu entnehmen. 

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Wo im Zuwendungsbescheid befinden sich die Angaben zur Verfahrensart beim Mittelabruf?

Ob in Ihrem Vorhaben für die Auszahlung der Zuwendung das Abrufverfahren oder das Anforderungsverfahren gilt, können Sie dem Punkt „Nebenbestimmungen und Hinweise“ im Zuwendungsbescheid entnehmen. Sollte für Sie das Abrufverfahren zutreffen, dann erhalten Sie mit dem Zuwendungsbescheid zusätzlich die Anlage „Besondere Nebenbestimmungen für den Abruf…

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Darf eine Mittelanforderung für mehrere Monate erfolgen?

Förderprojekte, die auf Ausgabenbasis gefördert werden haben mit der Zahlungsanforderung die Möglichkeit, neben den bereits entstandenen Ausgaben Schätzausgaben für die nächsten 6 Wochen abzurechnen. D.h. Fördermittel dürfen nur insoweit angefordert und nicht eher ausgezahlt werden, als sie voraussichtlich alsbald (max. 6 Wochen) nach Auszahlung für…

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Können Rechnungen unter 800 € zu einem bereits bestehenden inventarisierten Gerät gebucht werden?

Wenn die neue Komponente (unter 800€) mit dem inventarisierten Gegenstand fest verbunden wird und somit ein Teil des inventarisierten Gegenstandes wird, kann die Rechnung in der Position 0850 mit abgerechnet werden.Wenn der verbuchte Anlagenwert um den Betrag einer Erweiterung steigt, ist Ihr:e Ansprechpartner:in bei VDIVDE…

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Können falsch abgerechnete Kosten mit der folgenden Abrechnung korrigiert werden?

In jeder Zahlungsanforderung (ZA) des Kalenderjahres sind immer die kumulativ angefallenen Kosten vom 01.01. bis zum Abrechnungszeitraum einzutragen. Durch die Kumulierung der Kosten werden Abrechnungsfehler vorangegangener ZA automatisch berichtigt.

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Kann die Position 0817 überschritten werden?

Bei der Position 0817 handelt es sich um eine Personalausgaben-Position. Positionsüberschreitungen sind grundsätzlich möglich. Wird eine Position um bis zu 20 % überzogen, ist kein Antrag auf Mittelumwidmung notwendig. Wird eine Position um mehr als 20 % überzogen, so muss ein Antrag auf Mittelumwidmung eingereicht…

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Kann die letzte Zahlungsanforderung im Kalenderjahr (Abrechnung per 3. Quartal) korrigiert werden?

Die Zahlungsanforderung des 3.Quartals ist die letzte mögliche Abrechnung von Kosten im lfd. Kalenderjahr und kann selber nicht korrigiert werden. Ihr folgt die Abrechnung des gesamten Kalenderjahres mit dem Zwischennachweis. Mit ihm gibt es die Möglichkeit, evtl. aufgetretene Abrechnungsfehler im Laufe des vergangenen Jahres zu…

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Wann sind die Jahressonderzahlungen anteilig abrechenbar?

Die Jahressonderzahlung kann nur entsprechend dem Verursachungsanteil im Bewilligungszeitraum des geförderten Vorhabens (x/12; sog. Zwölftel-Regelung) und sofern die Auszahlung spätestens bis zur fristgerechten Vorlage des Verwendungsnachweises (6 Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums) ausgezahlt wurde, als zuwendungsfähig anerkannt werden. Der Verursachungsanteil ergibt sich aus der anteiligen…

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Was kann in der Zahlungsanforderung zum 3. Quartal abgerechnet werden, wenn nicht alle Daten für den Abrechnungszeitraum verfügbar sind?

Sie können nur das abrechnen, was Ihnen als Abrechnungen bzw. an Rechnungsunterlagen zur Verfügung stehen. Dabei ist der 15.10. das Einreichungsdatum. Es darf also nur das abgerechnet werden, was auch als Kosten/Ausgaben entstanden sind. Es können nur die Kosten abgerechnet werden, die im Abrechnungszeitraum für…

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Kann ich Teilnahmegebühren abrechnen?

Wenn Teilnahmegebühren für Kongresse/Messen oder dergleichen bereits im Antrag angegeben und bewilligt wurden, können sie auch entsprechend abgerechnet werden. Sollte die Abstimmung im Antrag noch nicht erfolgt sein, so ist das Einverständnis des Projektträgers einzuholen.

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Wie kann ich Personen im laufenden Projekt austauschen?

Während der Projektlaufzeit kann es notwendig sein, dass am Projekt beteiligte Mitarbeitende ausgetauscht werden müssen. Für Fördervorhaben auf Ausgabenbasis gilt: Findet der Austausch innerhalb einer Ausgabenposition statt, ist kein Antrag auf Mittelumwidmung notwendig. Für Fördervorhaben auf Kostenbasis gilt: Alle Personalkosten werden in einer Kostenposition abgerechnet.…

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Können Personalkosten untereinander umgewidmet werden?

Von Personalkosten spricht man, wenn es sich um eine Zuwendung auf Kostenbasis (AZK) handelt. Die Personalkosten werden in der Kostenposition 0837 (Personalkosten) abgerechnet. Dies bedeutet, dass keine Mittelumwidmung notwendig ist, wenn z. B. Verschiebungen zwischen den Positionen Gehälter (0831) und Löhne (0832) entstehen werden. Sie…

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Wie können Mittel von einer Ausgaben- bzw. Kostenposition in eine andere Ausgaben- bzw. Kostenposition umgewidmet werden?

Um Ausgaben- bzw. Kostenpositionen dem aktuellen Bedarf anzupassen, kann es notwendig sein, dass eine Mittelumwidmung notwendig wird. Eine Mittelumwidmung ist zuwendungsneutral. Dies bedeutet, dass sich die Höhe der Zuwendung nicht verändern wird. Eine Mittelumwidmung wird  schriftlich beantragt. Der Antrag auf Mittelumwidmung ist fachlich zu begründen…

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Gibt es einen Grundsatz der sparsamen Mittelverwendung?

Gemäß den Bestimmungen sind Zuwendungen wirtschaftlich und sparsam zur Erfüllung des im Zuwendungsbescheid bestimmten Zwecks zu verwenden.

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Wie gehe ich mit der überschrittenen Materialkosten um?

Erst ab einer Überschreitung von mehr als 20 % ist der Projektträger zu informieren und ein entsprechender Umwidmungsantrag einzureichen. Sofern die Überschreitung unterhalb dieser Grenze liegt und innerhalb des bewilligten Gesamtbudgets ausgeglichen werden kann, ist zunächst kein Handlungsbedarf erforderlich.

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Wer muss die Unterlagen an die TIB und BMFTR Bibliotheken einreichen?

Die Unterlagen sind vom jeweiligen Zuwendungsempfänger einzureichen. Dies umfasst die Übersendung des Sachberichts (Teil I und II) sowie gegebenenfalls der Veröffentlichungen an die TIB und die BMFTR-Bibliothek entsprechend den Vorgaben der Nebenbestimmungen.

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Muss die Mitarbeit am Projekt arbeitsvertraglich geregelt sein?

Bei einer Ausgabenförderung muss die Mitarbeit im Projekt direkt im Arbeitsvertrag ausgewiesen werden oder wurde durch einen entsprechenden Zusatz zum Arbeitsvertrag ergänzt. Auch eine ggf. anteilige Mitarbeit ist prozentual anzugeben.

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Können in einem Projekt Mitarbeitende auch in anderen Projekten mitarbeiten und abgerechnet werden?

Eine in einem Projekt mitarbeitende Person an einer Hochschule kann auch in einem anderen Förderprojekt mitarbeiten. Das muss eindeutig und nachvollziehbar im Arbeitsvertrag ersichtlich sein. Die Person kann dann auch nur anteilig in den entsprechenden Projekten abgerechnet werden.In Industrieunternehmen können Mitarbeitende in mehreren Projekten mitarbeiten,…

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Was passiert mit den Fördermitteln, die im aktuellen Kalenderjahr nicht abgerufen worden sind bzw. wenn ein Mehrbedarf besteht?

In der Regel besteht die Möglichkeit, nicht benötigte Mittel in die Folgejahre zu verschieben. Dafür ist eine zeitnahe Mitteilung an den Projektträger erforderlich. Ein Mehr- oder Minderbedarf an Zuwendungsmitteln im aktuellen Haushaltsjahr ist ggf. schriftlich zu begründen. Die Nach Genehmigung der Mittelverschiebung passiert über einen…

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Ist eine nachträgliche Korrektur des Zwischennachweises im nächsten Jahr möglich?

Ein Zwischennachweis kann im Nachhinein zeitnah korrigiert werden. Insbesondere bei Überzahlungen ist darauf zu achten, dass für den Betrag der Überzahlung ggf. Zinsen zu zahlen sind. Zum Ende des Projektes hin ist im Einzelfall abzuwägen, ob eine Korrektur auch erst mit Einreichung des Verwendungsnachweises vorgenommen…

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Bis wann muss der Zwischennachweis/ Zwischenbericht eingereicht werden?

Die Zwischennachweise sind bis spätestens zum 30. April des Folgejahres einzureichen. Der Projektträger erinnert in einer E-Mail am Anfang des Kalenderjahres an diesen Termin.

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Soll das Ersatzpersonal für nicht förderfähiges haushaltsfinanziertes Personal in der Belegliste namentlich aufgeführt werden?

In der Belegliste soll kenntlich gemacht werden, wenn es sich bei dem abgerechneten Personal um Ersatzpersonal für nicht förderfähiges haushaltsfinanziertes Personal handelt. Der Ansatz darf die Ausgaben für das im Projekt tätige, grundfinanzierte Personal nicht überschreiten.

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Ist bei anteiliger Rückzahlung der bewilligten Fördersumme auch die Anteilige Projektpauschale zurückzuzahlen?

Gilt nur für die Förderung von Hochschulen: Die Projektpauschale (PP) wird in Höhe von 20 % zu den abgerechneten Ausgaben dazugerechnet. Reduzieren sich die Ausgaben im Projekt nach Prüfung, reduziert sich anteilig auch bei Projektpauschale. D. h. eine Rückzahlung umfasst demnach auch einen Teil der…

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Was passiert bei fehlerhafter Abrechnung seitens des Ast?

Im Falle einer fehlerhaften Abrechnung (z.B. Abrechnung in einer falschen Position) kontaktieren Sie bitte umgehend Ihre/n zuständige/n Betreuer/in.

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Wo findet man das Personalberechnungstool für Antragsteller:innen auf Ausgabenbasis?

Anbei finden Sie den Personalberechnungstool für auf Ausgabenbasis geförderte Zuwendungsempfänger:innen.

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Dürfen Antragsteller:innen auf Ausgabenbasis nach Landesreisekostengesetz abrechnen?

Universitäten und Forschungseinrichtungen dürfen nach Landesreisekostengesetz abrechnen.

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Wie wird der Zeitnachweis für das Personal geführt?

Für Hochschulen und andere grundfinanzierte Einrichtungen ist der Umfang der Mitarbeit im Projekt direkt im Arbeitsvertrag auszuweisen oder durch einen entsprechenden Zusatz zu ergänzen.Auf Ausgabenbasis abbrechende Unternehmen und sonstige Einrichtungen sollten Stundennachweise führen und können dafür das Personalausgabentool nutzen.

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Wie kann eine später stattfindende Tariferhöhung im Projekt finanziert werden?

Bei der Antragstellung für eine Projektförderung können nur tariflich festgeschriebene Gehaltssteigerungen für die Folgejahre anerkannt werden. Wenn sich ein Mehrbedarf an Personalausgaben aufgrund von Tarifsteigerungen oder Bewährungsaufstiegen ergeben sollte, so kann zum Ende des Vorhabens ggf. ein Antrag auf Aufstockung gestellt werden, wenn sich dieser…

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Wie hoch darf eine leistungsbezogene Zulage sein?

Nur Zulagen, die im Tarifvertrag vereinbart sind, und natürlich auch gezahlt werden, können beantragt und auch abgerechnet werden.

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Bis zu welcher Ausgabenhöhe können Gegenstände in der Position 0831 abgerechnet werden?

Gegenstände in der Position 0831 (Gegenstände bis zu 800 € im Einzelfall) können bis zu einer Höhe von 799,99 Euro im Einzelfall beantragt und abgerechnet werden.

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Wann werden Brutto- oder Nettoausgaben im Projekt anerkannt?

Ob Brutto- und Nettoausgaben beantragt bzw. abgerechnet werden können, hängt davon ab, ob der/die Zuwendungsempfänger:in vorsteuerabzugsberechtigt ist oder nicht. Wenn eine Vorsteuerabzugsberechtigung vorliegt, dürfen nur die Nettopreise beantragt und auch abgerechnet werden Wenn keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug vorliegt, sind die Bruttopreise förderfähig.

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Wird die Energiepauschale abgerechnet?

Die Energiepauschale darf nicht im Projekt abgerechnet werden. Dem Arbeit-Gebenden entstehen keine Aufwände dafür, da er sie sich vom Finanzamt über die Steuerklärung zurückholen kann.

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Muss für jede Ausgabe/Kosten eine Rechnung und ein Zahlungsbeleg vorhanden sein?

Alle Ausgaben sind in den Beleglisten zu erfassen. Zu allen Ausgaben muss eine Rechnung existieren und ein Zahlungsbeleg verfügbar sein. Ausgaben für eine Reise (Flug, Übernachtung, Tagegeld) können in der Belegliste zusammengefasst werden, müssen aber bei einer vertieften Prüfung mit einzelnen Belegen nachvollziehbar sein.

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Welche Kosten/Ausgaben können bei der Inflationsausgeichsprämie abgerechnet werden?

Sobald eine tarifvertragliche Regelung zur Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie (IAP) den Arbeitgeber rechtlich bindet, ist –vorbehaltlich der konkreten Ausgestaltung dieser Regelung – grundsätzlich von ihrer Zuwendungsfähigkeit auszugehen. Beispielsweise ist die Zahlung der IAP im TVÖD geregelt.Ausnahmen bilden die Vorhaben, die über die pauschalierte Abrechnung Kosten gefördert…

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Welche Projektbeteiligten dürfen Reisekosten abrechnen?

In Vorhaben, die auf Kostenbasis abrechnen, sind nur für im Projekt beteiligte und in den Personalkosten abgerechnete Mitarbeitende projektbezogene Reisen abrechenbar.In Vorhaben auf Ausgabenbasis, die durch Hochschulen oder andere öffentlich finanzierte Zuwendungsempfänger durchgeführt werden, können neben Reisen für im Projekt beteiligte und abgerechnete Mitarbeiter ggf.…

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Dürfen Zinsen aus der Projektpauschale gezahlt werden?

Hochschulen können für Forschungsvorhaben ergänzend zu dem Zuschuss zu den zuwendungsfähigenAusgaben eine Projektpauschale in Höhe von 20 % der Zuwendung pauschal erhalten. Die Projektpauschale soll die Finanzierung der durch das Forschungsvorhaben verursachten indirekten Projektausgaben (z. B.für Raumnutzung, Energieverbrauch, IT-Infrastruktur, Verwaltungspersonal) unterstützen. Die Hochschuleentscheidet in Eigenverantwortung…

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Sollte die Projektleitung einen profi-Online Zugang erhalten?

Ob die Projektleitenden einen Zugang zu profi-Online erhalten sollen, ist eine interne Angelegenheit des Zuwendungsempfängers. Sofern die Projektleitenden selbst Zahlungsanforderungen, Zwischennachweise etc. erstellen, sollten diese einen Zugang zu profi-Online beantragen.

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Ist die Frist für Zwischennachweise bindend?

Wenn nicht anders im Zuwendungsbescheid geregelt, beträgt die Frist für die Abgabe des Zwischennachweises vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres, d. h. bis zum 30.04. des Folgejahres (siehe NABF Nr. 4.4). Die Frist ist grundsätzlich bindend. Im Ausnahmefall kann eine Fristverlängerung gewährt werden.

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Können Aufträge (Pos. 0835) sowohl auf Rechnungsbasis als auch im Rahmen eines Honorarvertrages vergeben werden?

Honorare für Projektleiter und sonstige ständige Bedienstete, sowie hauptberufliche Mitarbeitende des Antragstellers sind nicht zuwendungsfähig. Bei Verträgen mit Honorarvergütung an Externe im Rahmen des Vorhabens darf in Anlehnung an die §§ 9-11 des Gesetzes über die Vergütung von Sachverständigen, Dolmetschern, Übersetzern sowie die Entschädigung von…

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Können Aufträge (Pos. 0835) sowohl auf Rechnungsbasis als auch im Rahmen eines Honorarvertrages vergeben werden?

Wenn es sich nicht um Lizenzen handelt, sondern die Software angeschafft werden soll, ist entscheidend, ob der Betrag für die Anschaffung unter 800 € liegt. Dann ist sie in der Position 0831 zu planen und abzurechnen. Liegt er gleich oder höher als 800 € ist…

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In welcher Position darf Software abgerechnet werden?

Wenn es sich nicht um Lizenzen handelt, sondern die Software angeschafft werden soll, ist entscheidend, ob der Betrag für die Anschaffung unter 800 € liegt. Dann ist sie in der Position 0831 zu planen und abzurechnen. Liegt er gleich oder höher als 800 € ist…

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Wie wird die Jahressonderzahlung bei Mitarbeiterwechseln ausgewiesen?

Die Jahressonderzahlung darf nur anteilig für jeden Projektmitarbeiter, entsprechend seine Beteiligung am Projekt, abgerechnet werden. Voraussetzung ist, dass sie gezahlt wurde.

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Ist die Umwidmung in eine nicht bewilligte Position möglich?

Die Umwidmung ist in eine nicht bewilligte Position grundsätzlich möglich. Hierfür muss ein entsprechender Umwidmungsantrag gestellt und begründet werden, der durch den Projektträger geprüft und mit Bescheid freigegeben wird. 

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Gibt es ein Formular für Zwischenbericht?

Neben dem Zwischennachweis, müssen Sie das Formular für Zwischenberichte einreichen. Dieses ist identisch für beide Abrechnungsarten: sowohl für AZK, als auch für AZA. Hier finden Sie das „Muster Sachbericht zum Zwischennachweis„.

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In welchen Zyklen können die Gelder abgerufen werden?

„Antragstellende auf Kostenbasis rechten  quartalsweise für das 1. bis 3. Quartal ab. Und zwar immer im Monat danach, d.h. z.B. das 1. Quartal wird im Monat April mit einer Zahlungsanforderung abgerechnet. Antragstellende auf Ausgabenbasis wiederum stellen Zahlungsanforderungen sind alle 6-8 Wochen. Wichtiger Hinweis: Zwischennachweise für…

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Wann sind die Jahressonderzahlungen anteilig abrechenbar?

Die Jahressonderzahlung kann nur entsprechend dem Verursachungsanteil im Bewilligungszeitraum des geförderten Vorhabens (x/12; sog. Zwölftel-Regelung) und sofern die Auszahlung spätestens bis zur fristgerechten Vorlage des Verwendungsnachweises (6 Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums) ausgezahlt wurde, als zuwendungsfähig anerkannt werden. Der Verursachungsanteil ergibt sich aus der anteiligen…

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Wann können erhöhte Personalkosten angesetzt werden?

Die Position Personalkosten bzw. Personalausgaben kann eigenverantwortlich bis zu 20% der bewilligten Höhe überschritten werden, sofern in anderen Position der entsprechende Betrag eingespart wird. Darüber hinaus bedarf es eines Antrags auf Mittelumwidmung. Demnach können durch neue Tarifvereinbarungen, Stufenanstiege o ä. sich erhöhende tatsächliche Personalausgaben/-kosten im…

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Kann die Inflationsausgleichsprämie abgerechnet werden?

Sobald eine tarifvertragliche Regelung zur Auszahlung der Inflationsausgleichsprämie (IAP) den Arbeitgeber rechtlich bindet, ist –vorbehaltlich der konkreten Ausgestaltung dieser Regelung – grundsätzlich von ihrer Zuwendungsfähigkeit auszugehen. Beispielsweise ist die Zahlung der IAP im TVÖD geregelt. Ausnahmen bilden die Vorhaben, die über die pauschalierte Abrechnung Kosten…

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Gibt es ein Formular für Inventarliste?

Es gibt keinen Vordruck für die Inventarisierungsliste. Sie können selber eine Liste erstellen. Gerne können Sie die Belegliste auch entsprechend erweitern. Wichtig dabei ist die Zuordnung der Inventarisierungsnummern zu den lfd. Nummern und Geräten auf der Liste der Gegenstände. 

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Sind Abweichungen der Entgeltgruppen erlaubt?

Abweichungen der Entgeltgruppen sind nicht erlaubt. Es sind die gültigen tariflich abgestimmten Sätze anzuwenden.

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Was passiert bei überhöhter Mittelanforderung?

Eine Mittelanforderung, die den tatsächlichen Mittelbedarf in dem entsprechenden Jahr übersteigt, führt zu einem positiven Kassenbestand im Zwischennachweis. In einem solchen Fall ist zu prüfen, ob der positive Kassenbestand fristgerecht aufgebraucht wurde. Der Projektträger kann zur Prüfung entsprechende Beleglisten und Zahlungsnachweise anfordern. Nicht fristgerecht verwendete…

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Können wir als Konsortium einen gemeinsamen Zwischenbericht einreichen?

Diesbezüglich ist es erforderlich, dass Sie sich mit den jeweiligen administrativen sowie fachlichen Ansprechpartnern Ihres Projektes in Verbindung setzen. Dabei sind individuelle Vorgaben zu berücksichtigen.

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Welche Pauschalsummen gelten für Dienstreisen?

Für Reiseausgaben und Reisekosten sind keine Pauschalen ansetzbar. 

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Was fällt unter Sachmittel?

Sachmittel sind zum Beispiel Geräte, Software, Material, Marketing.

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Was passiert bei einer nicht vollständigen Zielerreichung des Projektes?

Bei der Durchführung von Forschungsprojekten kann es vorkommen, dass die gesetzten Ziele nicht vollständig erreicht werden. In solchen Fällen hängt die Konsequenz von mehreren Faktoren ab (Ursache, Projektverlauf, die Kommunikation mit dem Zuwendungsgeber und die spezifischen Bedingungen des Vorhabens). Mögliche Konsequenzen bei nicht vollständiger Zielerreichung:…

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In welcher Höhe darf ein Verwaltungsgemeinkostenzuschlag angesetzt werden?

Die Höhe des Verwaltungsgemeinkostenzuschlags gemäß den aktuellen Bestimmungen des Handbuchs der Projektförderung (HdP) kann bis zu 20 % der direkten Ausgaben eines Vorhabens betragen. Dies ist jedoch nur in Ausnahmefällen möglich, wenn eine Berechnung nach Kosten je Beschäftigten nicht möglich ist und der Zuwendungsgeber dies…

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In welcher Höhe darf ein Verwaltungsgemeinkostenzuschlag angesetzt werden?

Die Höhe des Verwaltungsgemeinkostenzuschlags gemäß den aktuellen Bestimmungen des Handbuchs der Projektförderung (HdP) kann bis zu 20 % der direkten Ausgaben eines Vorhabens betragen. Dies ist jedoch nur in Ausnahmefällen möglich, wenn eine Berechnung nach Kosten je Beschäftigten nicht möglich ist und der Zuwendungsgeber dies…

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Ermittlung personenbezogener Stundensatz

Der personenbezogene Stundensatz bei Förderung auf Kostenbasis nach PreisLS wird durch Division des Jahresgehalts durch die tatsächlich geleisteten Stunden ermittelt. Als Personaleinzelkosten dürfen nur die direkt für das Vorhaben geleisteten und durch Zeitaufschreibungen erfassten produktiven Stunden durch Multiplikation mit dem jahresbezogenen Stundensatz abgerechnet werden. Berechnung…

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Warum ist bei FhG keine gesonderte Prüfung des Besserstellungsverbots erforderlich?

Die Fraunhofer-Gesellschaft gilt als Wissenschaftseinrichtung im Sinne des Wissenschaftsfreiheitsgesetzes. Gemäß § 8 Abs. 2 Satz 7 des Haushaltsgesetzes 2024 finden die Sätze 1 und 2 des § 8 HHG 2024 auf diese Einrichtungen keine Anwendung. Zusätzlich stimmen die Institute der FhG ihre Gehälter jährlich mit dem BMFTR ab, weshalb davon auszugehen…

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An wen wird der Zwischenbericht versendet?

Der Zwischenbericht für das vorangegangene Projektjahr wird an den zuständigen Bearbeitenden (beim Projektträger) gesandt. 

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Muss ein Zwischenbericht per Post verschickt werden oder reicht die digitale Version?

Der Zwischenbericht muss nur digital verschickt werden. Die Zuwendungsempfänger:innen erhalten ein Anforderungsschreiben und müssen den Bericht exklusiv über das Portal profi Online hochladen. Ein postalischer Versand ist nicht mehr zulässig.

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Wie lange dauert die Prüfung eines Zwischenberichtes?

Nach Eingang des Berichts hat der Projekträger drei Monate Zeit. Da die Einreichungsfrist immer am 30. April endet, muss die Prüfung spätestens bis 31. Juli desselben Jahres abgeschlossen sein – auch wenn der Bericht später eingereicht wurde.

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Dürfen alle Partner einen gemeinsamen Zwischenbericht schreiben?

Jeder Partner muss einen eigenen Zwischenbericht verfassen, in dem die von ihm erledigten Aufgaben und erreichten Ziele beschrieben werden.

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Gibt es besondere Regelungen für den Berichtszeitraum, wenn das Projekt erst im letzten Quartal eines Jahres beginnt?

Ja. Beginnt das Projekt im 4. Quartal (z. B. am 1. November 2020), entfällt der fachliche Bericht für das erste Jahr. Der erste fachliche Bericht umfasst in diesem Fall den Zeitraum vom 1. November 2020 bis zum 31. Dezember 2021. Der kaufmännische Zwischennachweis (ZN) ist…

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Für welchen Zeitraum muss ein (fachlicher) Zwischenbericht erstellt werden?

Der Bericht deckt immer das Kalenderjahr ab. Startet das Projekt z. B. am 01. Juni 2020, dann berichtet der erste Bericht über 01. Juni 2020 – 31. Dezember 2020.

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