Workshops organisieren

Bereich: Grundlagen für Workshops

Dauer: 1 bis 8 Stunden

Ideale Gruppengröße: 3 bis 6 Personen je Kleingruppe

Materialien: Checkliste für Workshops, Workshop-Steckbrief, Zeitplan

Ziel: Workshop planen, vorbereiten, durchführen und nachbereiten

Outcome: erfolgreicher Workshop

Aus unseren Erfahrungen haben wir einen vierstufigen Prozess entwickelt, wie Workshopsunterschiedlicher Größe oder Formate erfolgreich gestaltet werden können. Die vier Stufen sind:

1. Planung
2. Vorbereitung
3. Durchführung
4. Nachbereitung

Der Prozess ist dabei iterativ, so dass aus einem durchgeführten Workshop Erfahrungen für kommende Workshops abgeleitet werden. Im Folgenden gehen wir auf die vier Stufen des Prozesses näher ein.

Planung
In der Planungsphase geht es darum, zusammen mit den Kunden und Kundinnen die Ausgangslage, Ziele und Methode des Workshops (Auftraggeber-Briefing) zu besprechen und festzulegen. Ausgehend davon wird der Workshop-Steckbrief festgelegt, der enthält welche Ressourcen für den Workkshop gebraucht werden, wann und wo der Workshop stattfindet und wer am Workshop teilnehmen soll.

Vorbereitung
Die Vorbereitung baut auf der Planung auf und umfasst die konkrete Gestaltung aller für den Workshop benötigten Materialien (z. B. Präsentation, Zeitplan, Vorlagen, etc.), das Einladen und Briefing der Teilnehmenden sowie ggf. unterstützender Teammitglieder (z. B. Co-Moderator:innen, Empfang, Catering, etc.) und die Vorbereitung des Workshopraumes oder der Online-Meetingumgebung.

Durchführung
Mit der Durchführung ist die Realisierung des eigentlichen Workshops gemeint. Dazu haben wir Bestandteile identifiziert, die je nach Charakter des Workshops miteinander kombiniert werden können.

Nachbereitung
Nach dem Workshop sollten die Ergebnisse gesichert und Erfahrungen sowie Verbesserungsideen gesammelt werden. Oft fließen die Ergebnisse dieser Nachbereitung gleich in den nächsten Workshop ein.

Planung | 2 bis 4 Stunden

• AUFTRAGGEBER-BRIEFING
  Um einen Workshop durchzuführen sollten Sie die Ausgangslage und das Ziel des Workshops klären. Dafür dient das Briefing durch den Auftraggeber. Auftraggeber ist dabei jede Person gegenüber der der Erfolg und das Ergebnis verantwortet werden muss.
• WORKSHOP-STECKBRIEF
  Legen Sie auf Grundlage des Briefings durch den Auftraggeber fest
  • welche Ressourcen für den Workshop gebraucht werden,
  • wann und wo der Workshop stattfindet,
  • wer die Teilnehmenden des Workshops sind,
  • was die Ziele des Workshops sind,
  • welche Methoden oder Materialien verwendet werden,
  • wer den Workshop moderiert und
  • wie die vorläufige Agenda aussieht.

    Das Workshop-Konzept sollte schriftlich in einem Workshop-Steckbrief festgehalten werden. Eine Vorlage für den Steckbrief finden Sie hier.

Vorbereitung | 1 bis 2 Stunden

• ZEITPLAN ERSTELLEN
  Starten Sie mit der Vorbereitung eines detaillierten Zeitplans, mit Annahmen oder Erfahrungswerten, wie lange ein bestimmter Programmpunkt dauern wird, welche Materialien und Personen benötigt werden sowie was die jeweilige Aufgabenstellung für die Teilnehmenden sein wird. Aus dem Zeitplan kann eine Agenda für die Teilnehmenden abgeleitet werden.
• ERSTELLUNG DER MATERIALIEN
  Für die Vorbereitung des Workshops müssen sehr oft verschiedene Materialen bereitgestellt und vorbereitet werden. Dies können Präsentationen oder Vorlagen (z.B. Canvas) sein, die für den Workshop benötigt werden. Kurz vor dem Workshop sind auch andere Materialien wie Stifte, Klebezettel, Klebepunkte, etc. zusammenzutragen. Wenn Sie in einer virtuellen Workshop-Umgebung arbeiten, richten Sie im Vorfeld die Meeting-Räume in dem von Ihnen präferierten Tool (z. B. GoToMeeting, Microsoft Teams, Zoom etc.) ein. Denken Sie auch daran, dass Sie eventuell Breakout-Räume für Gruppenarbeiten brauchen könnten. Wenn Sie mit virtuellen Whiteboards wie beispielsweise NexBoard oder Miro arbeiten, bereiten Sie auch diese entsprechend vor indem Sie beispielsweise Boards mit „Arbeitsplätzen“, Post-its, Aufgabenstellung
  etc. einrichten.
• EINLADUNG DER TEILNEHMENDEN
  Je nach Workshop lädt der Auftraggeber oder die Moderation zum Workshop ein. In beiden Fällen sollten Sie einen kurzen Einladungstext erstellen, aus dem die wesentlichen Informationen aus dem Workshop-Steckbrief hervorgehen. Sorgen Sie auch dafür, dass die Teilnehmenden sich strukturiert zurückmelden können, ob sie am Workshop teilnehmen oder nicht. Wir nutzen dafür eine professionelle Softwarelösung. Alternativen sind Doodle-Umfragen oder Outlook-Einladungen möglich. Wenn Sie einen virtuellen Workshop planen, denken Sie daran den Teilnehmenden alle Links, die sie während des Workshops brauchen sowie eine kleine Anleitung für die Tools, im Vorfeld zuzuschicken.
• BRIEFING DER TEILNEHMENDEN
  Wir empfehlen, den Workshop-Steckbrief mit der Einladung zu verschicken. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teilnehmenden neben den Informationen aus der Einladung vor allem die Ziele des Workshops sowie die Art der Moderation im Vorfeld kennen. Dies sorgt für eine gute Einstimmung der Teilnehmenden auf den Workshop.
• BRIEFING DER TEAMMITGLIEDER
  Weisen Sie Co-Moderator:innen, Service-Personal, Catering und Aufbauhelfer:innen im Vorfeld in Ihre Aufgaben ein und kommunizieren Sie Ihre Erwartungen. Diese Personen brauchen oft ein individuelles Briefing. Helfen können hierbei der Workshop-Steckbrief und der Zeitplan.
• LETZTER CHECK
  Kurz vor dem Workshop sollten Sie noch einmal überprüfen, ob alle Materialien vorhanden sind, alle Personen die den Workshop unterstützen eingewiesen wurden, der Workshop-Raum oder die virtuelle Workshop-Umgebung vorbereitet sind und ob noch Änderungen an der Agenda, dem Zeitplan oder anderen Bestandteilen des Workshops nötig sind.

Durchführung | 1,5 – 3 Stunden

Zur Durchführung von Workshops haben wir eine Agenda-Struktur entwickelt, aus der wir – je nach Workshop-Format – eine individuelle Agenda erstellen. Für jeden Workshop können dabei die jeweils passenden Agenda-Punkte berücksichtigt werden.

Vorgeschlagene Agendaelemente (physischer Workshop)

Download: Checkliste physischer Workshop

Vorgeschlagene Agendaelemente (virtueller Workshop)

Download: Checkliste virtueller Workshop

• SCHRITT 0 – VORLAUF | 10 – 30 MINUTEN
  Vor dem Workshop empfehlen wir einen gesonderten Check-in mit allen Moderator:innen und Co-Moderator:innen. Hierbei wird ca. 30 Minuten bevor die Teilnehmenden eintreffen, noch einmal der Workshop-Steckbrief im Detail besprochen. Außerdem werden der Zeitplan und die Aufgabenverteilung nochmals vorgestellt. Wichtig ist, am Ende alle offenen Fragen und Unstimmigkeiten zu beantworten.

  Zum Vorlauf gehört auch die Vorbereitung des physischen oder virtuellen Workshopraums. So müssen beispielsweise Materialien ausgelegt und platziert, sowie Stühle und Tische verschoben werden.
  
  Tipp: Für einen kreativen Workshop empfiehlt es sich, einen offenen Raum zu wählen, mit natürlichem Tageslicht, genügend Oberflächen wie Whiteboards oder Pinnwänden und freien Flächen für einen Stuhlkreis.

• SCHRITT 1 – INTRO WORKSHOP | 10 – 30 MINUTEN
  Zum Intro wird unter anderem die Begrüßung, die Vorstellungsrunde, das Klären der Erwartungen, die Vorstellung des Ablaufs und ein Warmup gezählt. Dabei kann das Warmup als separater Punkt betrachtet werden oder mit anderen Punkten, z. B. der Vorstellungsrunde oder der Besprechung der Erwartungen kombiniert werden. Hier finden Sie eine Anleitung zu möglichen Workshop-Warm-ups. Um die Erwartungen abzustimmen, sollten diese am besten visuell erfasst werden. Hierfür können Sie den Teilnehmenden beispielsweise ein paar Minuten Zeit geben, Ihre Erwartungen auf Post-its zu schreiben und diese im Anschluss kurz in der Gruppe diskutieren. Außerdem sollte der Scope des Workshops kommuniziert und abgestimmt werden. Der Scope beschreibt die Ziele und den Umfang des Workshops. Stellen Sie gemeinsam sicher, dass nur die Aufgaben und Inhalte bearbeitet werden, die zur Zielerreichung dienen. Eine Vorstellungsrunde kann sich anbieten, wenn die Gruppe mit der Sie arbeiten nicht zu groß ist und die Teilnehmenden sich noch nicht oder kaum kennen.
• SCHRITT 2 – Eigentlicher Workshop (iterativ) | 1 – 6 Stunden
  Der eigentliche Workshop besteht aus drei Phasen, die iterativ durchgeführt werden. Die erste Phase ist das Vorstellen der Methode und Aufgabenstellung. Danach empfiehlt es sich, dass die eigentliche Arbeit in Kleingruppen mit drei bis sieben Personen durchgeführt wird. Durch diese Gruppengröße wird gewährleistet, dass die Kleingruppen effizient arbeiten können. Anschließend kann eine weitere Methode und Aufgabenstellung folgen. Abschließend können die Ergebnisse vor einer anderen Kleingruppe oder allen Teilnehmenden präsentiert werden. Dieser Schritt kann iterativ wiederholt werden, um weiter Aufgabenstellungen zu bearbeiten
• SCHRITT 3 – OUTRO WORKSHOP | 10 – 15 MINUTEN
  Der Workshop sollte inhaltlich mit dem Festhalten der Verbleibe enden. Dabei ist es empfehlenswert, weiterführende Aufgaben konkret zu formulieren, die nach dem Workshop bearbeitet werden. Dazu sollte jeweils eine Person zur Erledigung der jeweiligen Aufgabe bestimmt werden. Außerdem sollte bestimmt werden, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss und wer dies überwacht. Für die Qualitätssicherung des Workshops sollte eine Feedbackrunde durchgeführt werden, bei der auch geklärt wird, ob die zu Beginn formulierten Erwartungen erfüllt wurden.
  Tipp: Für eine effektive Feedbackrunde nutzen wir die “I Like, I Wish, I Wonder”- Methode. Bei dieser werden die Teilnehmenden gebeten, ihr Feedback in drei Sätzen zu formulieren, die mit „Mir hat gefallen, dass …“, „Ich wünsche mir…“ und „Ich frage mich, ob …“ beginnen.
• SCHRITT 4 – DOKUMENTATION UND AUSWERTUNG | 5 MINUTEN
  Nach dem Workshop sollten die Ergebnisse dokumentiert werden. Dafür sind im Anschluss an den Workshop alle Arbeitsergebnisse auf Pinnwänden, Plakaten und Whiteboards zu fotografieren. Außerdem sollten alle Teammitglieder, die am Workshop mitgewirkt haben, an einer Feedbackrunde teilnehmen. Hierfür empfiehlt es sich, dass alle Teammitglieder Feedback und Verbesserungsvorschläge für folgende Bereiche geben: „Vorbereitung“, „Struktur“, „Methoden und Materialien“ und „Allgemeines“. Dieses Feedback sollte schriftlich erfasst und ausgewertet werden.

Sie können aus den oben genannten Punkten diejenigen auswählen, die Sie für Ihren Workshop brauchen. Je nach Teilnehmenden, Zielen und eigenen Vorlieben lassen sich so individuelle Workshop-Fahrpläne zusammenstellen.